Rôle des Groupes Départementaux et fonctions de leurs Animateurs en Île-de-France...

 

A - Partie générale

Article A.1 :

La commission baptisée " Groupes Départementaux " a été créée sur la base des dispositions prévues par l'article 9 du Règlement Intérieur du Cercle Généalogique de Languedoc et des articles du " RÔLES des COMMISSIONS SPÉCIALISÉES et FONCTIONS de LEURS ANIMATEURS ".

Article A.2 :

Cette Commission a pour but de regrouper par département d'intérêt des généalogistes amateurs, adhérents du Cercle Généalogique de Languedoc réunis dans une même Section Locale, demeurant dans la région Île-de-France ou, par extension, au Nord de la Loire, dans le but de les aider à entamer ou à poursuivre leurs recherches généalogiques.

Article A.3 :

Les " Groupes Départementaux " ont pour principales activités le développement des échanges entre les membres de chaque Groupe Départemental, des échanges entre ces Groupes et les Sections Locales du Cercle Généalogique de Languedoc, des contacts et des relations avec les Sections Locales du Cercle Généalogique de Languedoc, ainsi qu'avec d'autres associations locales.

Article A.4 :

La structure de Commission Spécialisée permet à chaque Groupe Départemental de rassembler ses membres autour de travaux d'intérêt général sur des sujets regroupant la généalogie, la société et l'histoire locale.

Article A.5 :

Sur le plan administratif, technique et financier, les " Groupes Départementaux " dépendent du Président, de la ou du Secrétaire Général ou du Trésorier du Cercle Généalogique de Languedoc suivant les activités concernées.

Article A.6 :

Les " Groupes Départementaux " et la Section Locale de l'Île-de-France sont à la fois partenaires et complémentaires pour le développement de l'activité généalogique du Cercle Généalogique de Languedoc dans la région Île-de-France.


B - Animateurs Principaux et Coordinateur

Article B.1 :

1 - En Île-de-France, la Commission dite " Groupes Départementaux " est dirigée par 1'Animateur Principal ou 2 Animateurs Principaux.

2 - Ce Groupe est géré par un ou 2 Coordinateurs. Celui-ci est ou ceux-ci sont nommé(s) par le Bureau du Cercle Généalogique de Languedoc en accord avec l'Animateur principal ou les Animateurs principaux. Outre le travail de gestion, le ou les Coordinateurs sont aussi chargés d'assurer la liaison entre les " Groupes Départementaux " et le Bureau du Cercle Généalogique de Languedoc, ainsi qu'entre les " Groupes Départementaux " et la Section de l'Île-de-France. La fonction de Coordinateur doit être détenue par l'un des Animateurs Principaux.

3 - Thierry GARREL et Jean-Pierre VALGALIER sont les Animateurs Principaux des " Groupes Départementaux ".

4 - Thierry GARREL et Jean-Pierre VALGALIER, possédant la structure permettant de gérer une telle organisation, ils sont de fait les Coordinateurs des " Groupes Départementaux ".

 

Article B.2 :

En cas de départ d'un Animateur Principal, le Bureau du Cercle Généalogique de Languedoc doit pourvoir à son remplacement en accord avec l'Animateur Principal restant. En cas de départ des deux Animateurs Principaux, le Bureau du Cercle Généalogique de Languedoc doit pourvoir à leurs remplacements.

Article B.3 :

Si la Commission dite " Groupes Départementaux " est proposée dans d'autres Sections Locales, elle pourra être dirigée par une seule personne.

Article B.4 :

Le ou les Animateurs Principaux se charge(nt) de développer l'esprit " Groupes Départementaux ". Leur rôle est de recueillir les propositions de projets des Animateurs de Groupe, de les adapter à la structure des " Groupes Départementaux ", et de les faire partager le cas échéant avec les autres Animateurs de ce Groupe.


C - Animateurs de Groupe

Article C.1 :

Chaque Groupe est animé par un adhérent du Cercle Généalogique de Languedoc. Cet adhérent doit être déjà inscrit au Groupe qu'il anime.

Article C.2 :

Les Animateurs de Groupe, après avoir fait acte de candidature, sont désignés par le ou les Animateurs Principaux. Un Animateur de Groupe peut animer jusqu'à 2 " Groupes Départementaux ".

Article C.3 :

Les Animateurs de Groupe sont chargés de développer les activités des " Groupes Départementaux " définies par les articles A.2, A.3 et A.4 du présent règlement. Ils doivent aussi : assurer la coordination des activités de leurs Groupes avec celles des Animateurs des Sections Locales du Cercle Généalogique de Languedoc couvrant le même territoire géographique et réunir chacun de leurs Groupes au moins 1 fois par trimestre.

Article C.4 :

Les Animateurs de Groupe doivent assurer la diffusion des informations concernant les activités de leurs Groupes respectifs : comptes-rendus et convocation des réunions, messages d'information par exemple. Ces informations doivent être remises au Coordinateur. L'ensemble de ces informations est publié dans la Revue trimestrielle du Cercle Généalogique de Languedoc.


D - Inscriptions

Article D.1 :

L'inscription à un Groupe Départemental est une démarche personnelle.

Article D.2 :

À Paris, les " Groupes Départementaux " sont ouverts aux adhérents du Cercle Généalogique de Languedoc résidant dans la région Île-de-France ou, par extension, dans un département du Nord de la Loire.

Article D.3 :

Le Groupe Départemental étant une activité Cercle Généalogique de Languedoc, elle n'engage aucun frais d'inscription ni de participation pour l'adhérent.

Article D.4 :

Pour s'inscrire à un Groupe Départemental, l'adhérent Cercle Généalogique de Languedoc doit remplir le questionnaire " Centres d'Intérêt ". Ce questionnaire regroupe les principales informations généalogiques d'un adhérent sur un seul département. Remplir et retourner le questionnaire est la première démarche d'échanges au sein des " Groupes Départementaux " auquel participe un adhérent.

Article D.5 :

Un membre peut adhérer à autant de " Groupes Départementaux " qu'il le désire, à condition de remplir un questionnaire de " Centres d'Intérêt " par département. Les départements représentés par ces " Groupes Départementaux " sont ceux couverts par le Cercle Généalogique de Languedoc.

Article D.6 :

Les questionnaires remplis doivent être adressés au(x) Coordinateur(s). Ces questionnaires sont adressés systématiquement à tout nouvel adhérent du Cercle Généalogique de Languedoc. Ils sont disponibles auprès du ou des Coordinateurs et des Animateurs de Groupe Départemental.

Article D.7 :

Un membre absent de toute participation sans excuse pendant une période de 2 ans perd sa qualité de membre des " Groupes Départementaux ". Tout adhérent ayant perdu cette qualité pour cette raison peut réintégrer les " Groupes Départementaux " sur simple demande de sa part. Il doit néanmoins remplir le questionnaire " Centres d'intérêt " et le retourner réactualisé.


E - Les Réunions

Article E.1 :

Chaque Groupe Départemental se réunit périodiquement et rassemble uniquement ses propres membres. Seuls les cas suivants permettent la participation à ces réunions de personnes étrangères au dit Groupe Départemental :

Toute personne étrangère au dit Groupe Départemental, qu'elle soit adhérente ou non, peut participer une seule fois à une réunion, ceci dans le but de découvrir son fonctionnement. Si la personne est un adhérent du Cercle Généalogique de Languedoc, un questionnaire de " Centres d'Intérêt " lui sera remis.

Si la personne n'adhère pas au Cercle Généalogique de Languedoc, un bulletin d'inscription lui sera remis. S'il s'agit de rapprochement avec une autre association, un représentant on un délégué peut être invité par l'Animateur d'un Groupe Départemental pour un maximum de 2 visites.

Article E.2 :

À Paris, les dates effectives des réunions sont celles qui sont publiées dans la Revue trimestrielle du Cercle Généalogique de Languedoc. Seul l'Animateur de Groupe Départemental et le ou les Coordinateurs peuvent reporter, diffuser ou annuler une réunion.

Article E.3 :

Un Groupe Départemental ne peut tenir ses réunions avec d'autres associations, où formations n'appartenant pas au Cercle Généalogique de Languedoc.

Article E.4 :

Un Animateur de Groupe Départemental ne peut réunir simultanément 2 " Groupes Départementaux " si les départements concernés ne sont pas limitrophes.

Article E.5 :

À Paris, par principe, les réunions des " Groupes Départementaux " se tiennent dans les locaux Génération13 au 44, rue Vandrezanne à Paris 13e arrt. En cas d'incompatibilité avec les dates de réunion proposées ou en cas de calendrier indisponible, un Groupe Départemental peut se réunir dans un autre lieu, sachant que les frais occasionnés par un changement de local sont à la charge des participants.

Article E.6 :

À Paris, la participation des membres d'un Groupe Départemental dans les locaux Génération13 au 44, rue Vandrezanne à Paris 13e arrt est à la charge du Cercle Généalogique de Languedoc. À ce titre, aucun membre ne doit participer directement aux frais de réunions effectuées dans les locaux Génération13 au 44, rue Vandrezanne à Paris 13e arrt.

Un Groupe Départemental n'assume pas les frais inhérents à la participation de personnes qui lui sont étrangères, sauf si ces personnes sont invitées conformément à l'article E.1 du présent règlement.

Article E.7 :

Les Animateurs doivent retourner à l'un des Coordinateurs la liste des participants de chaque réunion. Cette liste doit comporter les noms, prénoms et numéros d'adhérent des participants, ainsi que les coordonnées des personnes présentes qui ne sont pas adhérentes. L'Animateur devra signaler sur cette liste les adhérents du Cercle Généalogique de Languedoc non membre d'un Groupe Départemental.

Article E.8 :

L'Animateur de Groupe Départemental doit remettre en un seul exemplaire aux participants des réunions de son Groupe Départemental les documents des " Groupes Départementaux " qui lui sont remis par le Coordinateur (listes-Éclair par exemple).

Article E.9 :

Lors de chaque réunion, l'Animateur doit proposer un tour de table pour que chaque participant puisse s'exprimer librement sur ses travaux et sur ses recherches. Le temps de parole de chaque participant doit être équitable, et sa répartition est à la charge de l'Animateur. Les principaux commentaires ou observations émis par les participants lors du tour de table ou plus largement pendant la réunion doivent figurer dans le compte-rendu de réunion.

Article E.10 :

À Paris, les Animateurs doivent retourner leurs comptes-rendus de réunions à l'un des Coordinateurs afin de les publier dans les Revues trimestrielles de notre association.


F - Documents " Groupes Départementaux "

Article F.1 :

Est considéré comme Document " Groupes Départementaux " tout document provenant des " Groupes Départementaux " : Liste-Éclair, par exemple. Tout document " Groupes Départementaux " est la propriété du Cercle Généalogique de Languedoc.

Article F.2 :

Les Documents " Groupes Départementaux " sont uniquement destinés et diffusés :

  • Aux membres des " Groupes Départementaux " pour les départements qui les concernent.
  • Aux Animateurs des Sections Locales du Cercle Généalogique de Languedoc dans le cadre des échanges entre les " Groupes Départementaux " et les Sections Locales, et seulement pour la partie du territoire qui les concerne.
  • Au Bureau du Cercle Généalogique de Languedoc.
  • Article F.3 :

    Le ou les Coordinateurs sont chargés de la gestion des Documents " Groupes Départementaux ". Cette gestion consiste en la collecte, la centralisation et la rediffusion de ces documents. Les méthodes de cette gestion sont définies par le ou les Coordinateurs en fonction des ressources et des moyens dont disposent le ou les Coordinateurs et les Animateurs des " Groupes Départementaux ".

    Article F.4 :

    Afin de permettre la gestion des Documents " Groupes Départementaux " conformément à l'article F.3 du présent règlement, les Animateurs de Groupe doivent remettre régulièrement au(x) Coordinateur(s) les données constituant ces documents qui leur sont remis ou qu'ils ont constitué pendant leur activité d'Animateurs de Groupe.

    Article F.5 :

    À Paris, les " Groupes Départementaux " participent au développement du fonds Cercle Généalogique de Languedoc. Les dépôts de Documents " Groupes Départementaux " du Cercle Généalogique de Languedoc doivent être effectués auprès du ou des Coordinateurs et sous la responsabilité de l'Animateur de la Section Locale de l'Île-de-France (le dépôt d'autres ouvrages doivent être effectués auprès de l'Animateur de la Section Locale de l'Île-de-France).

    Article F.6 :

    À Paris, les Listes-Éclair ne peuvent faire l'objet de dépôt dans aucun autre fonds, ni dans aucune autre bibliothèque autre que celui du Cercle Généalogique de Languedoc.

    Article F.7 :

    À Paris, le calendrier et les comptes-rendus de réunions des " Groupes Départementaux " sont publiés dans les Revues trimestrielles du Cercle Généalogique de Languedoc. Il est aussi ouvert à l'Animateur de la Section Locale de l'Île-de-France et à ses activités.


    F - Application du Réglement

    Article G.1 :

    Le présent règlement doit être agréé par le Conseil d'Administration du Cercle Généalogique de Languedoc.

    Article G.2 :

    Le ou les Animateurs Principaux des " Groupes Départementaux " de la région Île-de-France conjointement avec les membres du Bureau du Cercle Généalogique de Languedoc sont chargés de concevoir et de rédiger le présent règlement, de l'adapter en fonction des projets des " Groupes Départementaux ", de l'évolution du Cercle Généalogique de Languedoc, ainsi que des recommandations de son Conseil d'Administration.

    Le ou les Animateurs Principaux des " Groupes Départementaux " de la région Île-de-France est/sont chargé(s) de veiller à son application.

    Article G.3 :

    Chaque membre des " Groupes Départementaux ", quel que soit leur qualité au sein des " Groupes Départementaux ", s'engage à respecter le présent règlement.

     

    CGL - Tous droits réservés - Juin 2014