De nouveaux délais de communicabilité au 16 juillet 2008

 

La communication des documents conservés aux Archives est désormais organisée par la loi organique sur les archives du Conseil constitutionnel et celle sur les archives, votées en seconde lecture par l’Assemblée nationale le 1er juillet 2008, promulguées et publiées au Journal officiel du 16 juillet 2008.

Sont d’application immédiate les dispositions qui n’appellent pas l’intervention de décrets en Conseil d’État, dont celles relatives aux délais de communicabilité. L’accès aux documents administratifs ou aux archives publiques est notament précisé par l’ordonnance du 29 avril 2009, publiée au Journal officiel le 30 avril 2009.

Principales nouveautés :

- Le régime commun est la libre communicabilité des archives publiques ; le délai minimum de trente ans, prévu par la loi de 1979 sur les archives, est aboli.

Il en va ainsi de la correspondance administrative des services déconcentrés de l’État, comme de l’ensemble des documents administratifs qui se trouvent, aux termes de la loi de juillet 1978, librement communicables.

Cependant, comme dans la précédente loi, le législateur a souhaité protéger un certain nombre de secrets, qui sont l’objet des différents délais de communicabilité énumérés par le texte. Ces délais sont, de la même manière, généralement inférieurs à ceux prévus par la loi de 1979.

Les nouveaux délais de communication des archives publiques peuvent se résumer ainsi :

Délais antérieurs

Nouveaux délais

Régime de principe

30 ans

Immédiatement communicable

- Délibérations du gouvernement
- Relations extérieures
- Monnaie et crédit public
- Secret industriel et commercial
- Recherches des infractions fiscales et douanières

30 ans

25 ans

- Secret de la Défense nationale
- Intérêts fondamentaux de l’État en matière de politique extérieure
- Sûreté de l’État
- Sécurité publique

60 ans

50 ans

- Protection de la vie privée

60 ans

50 ans

- Document portant un jugement de valeur ou une appréciation sur une personne physique

60 ans

50 ans

- Statistiques (cas général)

30 ans

25 ans

- Statistiques collectées par des questionnaires portant sur des faits et comportements privés (dont recensements de population)

100 ans
Sans dérogation possible

75 ans
Dérogation possible

- Enregistrement

100 ans

50 ans

- Enquêtes de police judiciaire et dossiers des juridictions

100 ans

75 ans

- État civil : registres de naissances et de mariages

100 ans

75 ans

- État civil : décès

-

Immédiatement communicable

- État civil : tables décennales

100 ans

Immédiatement communicable

- Minutes et répertoires des notaires

100 ans

75 ans

- Enquêtes de police judiciaire et dossiers des juridictions en matière d’agressions sexuelles

100 ans

100 ans

- Documents qui se rapportent aux mineurs (vie privée, dossiers judiciaires, minutes et répertoires de notaires)

Pas de régime particulier
(application des autres délais)

100 ans

 

- Dossier de personnel

120 ans
après la naissance

50 ans
(document portant un jugement de valeur)

- Sécurité des personnes (agents spéciaux, agents de renseignement)

Pas de régime particulier
(application des autres délais)

100 ans

- Secret médical

150 ans
après la naissance

25 ans après le décès
ou 120 ans après la naissance

- Archives dont la divulgation pourrait permettre de concevoir, de fabriquer, d’utiliser ou de localiser des armes de destruction massive (nucléaires, biologiques, chimiques ou bactériologiques)

Pas de régime particulier
(application du délai lié
à la typologie du document)

Incommunicable

Sauf mention contraire, tous les délais sont calculés à partir de la date du document ou de la date du document le plus récent inclus dans le dossier ou le registre.

Si un décret d’application de la loi de 1979 codifiée avait mis l’accent sur des typologies de documents, la loi de 2008 prend en considération les intérêts qu’elle entend protéger et qu’il importe de bien identifier. Par conséquent, un dossier peut contenir des documents relevant de délais différents. Cette conception n’est pas sans effets sur les modalités pratiques de la communication des documents. À ce titre, quand cela sera possible, il conviendra de procéder à une communication par extrait ; c’est ainsi que dans un dossier de personnel, si une sous-chemise contient des informations à caractère médical, il conviendra de la retirer.

Quelques cas pratiques :

- Le délai qui couvre les secrets de la défense nationale, les intérêts fondamentaux de l’État en matière de politique extérieure, sûreté de l’État, sécurité publique, la protection de la vie privée, les jugements de valeur ou les appréciations sur une personne physique est ramené de 60 à 50 ans. Relèvent notamment de ce délai une partie des dossiers des cabinets des préfets, des services de police, les dossiers relatifs à l’exploitation du sous-sol, les dossiers de pupilles et les dossiers de naturalisations…

- Pour les dossiers de personnel, la loi établit un délai de 50 ans à compter de leur clôture, par analogie avec le délai protégeant la vie privée ou 25 ans à partir de la date du décès de la personne considérée quand cette date est connue. Dans la mesure où les dossiers de personnel sont généralement activés et clos au moment du départ en retraite de la personne, départ qui intervient généralement entre 55 et 65 ans, le délai de communicabilité du dossier de personnel s’établit dans les faits entre 105 et 115 ans à compter de la date de naissance.

- Hypothèque et Enregistrement : la communicabilité des archives des services de l’Enregistrement est réglée par l’article 14 de l’ordonnance n° 2009-483 du 29 avril 2009, qui met à jour le code des procédures fiscales, confirmée par une instruction du ministère du budget en date du 26 août 2009 (http://www11.bercy.gouv.fr/boi/boi2009/cadliste.htm). Elle fixe le délai de communication à 50 ans à compter de la clôture des dossiers -au lieu de cent ans auparavant-.

La directrice des Archives départementales du Bas-Rhin

Pascale VERDIER

le 30 juillet 2008

Mise à jour : 9 septembre 2009

Textes de référence

On trouvera l’intégralité des textes réglementant la communicabilité des archives sur le site de la CADA.

Le texte de la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives est accessible sur le site de Légifrance.

Le texte de la loi organique n° 2008-695 du 15 juillet 2008 relative aux archives du Conseil constitutionnel est accessible sur le site de Légifrance.

L’ordonnance n° 2009-483 du 29 avril 2009 prise en application de l’article 35 de la loi no 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives (NOR : MCCX0907313R) a été publiée au Journal officiel du 30 avril 2009 (JORF n°0101 du 30 avril 2009 page 7327 texte n° 26). Elle est accessible sur le site de Légifrance.

Listes nominatives de recensement : dérogation générale de consultation jusqu’en 1975

Par dérogation au Code du patrimoine et en application de l'article 6 de la loi du 7 juin 1951, relative à l'obligation, la coordination et le secret en matière de statistiques, peuvent être librement consultées, à des fins de statistique publique ou de recherche scientifique ou historique, les listes nominatives établies par les maires à l'occasion des recensements généraux de la population jusqu'en 1975.

L'exercice de ce droit d'accès ne s'accompagne pas du droit de réutilisation des données, notamment à des fins commerciales.

L’arrêté, en date du 4 décembre 2009, est paru au Journal Officiel n° 288 (page 21505, texte n° 48). NOR: MCCC0925768A.

Matrices cadastrales : de nouvelles modalités de communication au 29 mai 2009

Pour se conformer aux recommandations de la CADA et dans le souci de faciliter l’accès aux documents, les Archives départementales du Bas-Rhin adoptent de nouvelles modalités de communication pour les matrices cadastrales de moins de 50 ans.

Deux cas de figure :

- le propriétaire d’une parcelle souhaite consulter le relevé de sa parcelle : il a droit à l’intégralité du relevé, sous réserve de justifier de son état de propriétaire (présenter un titre de propriété) ;

- un tiers souhaite consulter le relevé d’une parcelle : il a le droit de prendre connaissance des informations ne touchant pas à la vie privée du propriétaire. Sont exclues : les indications de la date et du lieu de naissance du propriétaire et le motif d’exonération fiscale s’il en existe un. Dans le cas d’un tiers, la communication est différée, pour permettre au personnel des Archives d’occulter les mentions incommunicables.

Plus de détails sur l’accès aux documents fiscaux, aux registres des hypothèques et aux données cadastrales sur le site de la CADA, en particulier la lettre d’information du mois d’octobre 2008 : http://www.cada.fr/fr/rapport/frame.htm, rubrique « archives », lettre d’info d’octobre 2008.

La consultation par dérogation

La consultation par dérogation est prévue par le Code du Patrimoine ; les articles s'y rapportant sont portés à la connaissance du public en vertu de l’article L. 213-7.

Article L. 213-3.

I. L'autorisation de consultation de documents d'archives publiques avant l'expiration des délais fixés au I de l'article L. 213-2 peut être accordée aux personnes qui en font la demande dans la mesure où l'intérêt qui s'attache à la consultation de ces documents ne conduit pas à porter une atteinte excessive aux intérêts que la loi a entendu protéger. Sous réserve, en ce qui concerne les minutes et répertoires des notaires, des dispositions de l'article 23 de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, l'autorisation est accordée par l'administration des archives aux personnes qui en font la demande après accord de l'autorité dont émanent les documents.

Le temps de réponse à une demande de consultation ne peut excéder deux mois à compter de l'enregistrement de la demande.

II. L'administration des archives peut également, après accord de l'autorité dont émanent les documents, décider l'ouverture anticipée de fonds ou parties de fonds d'archives publiques.

Article L. 213-5.

Toute administration détentrice d'archives publiques ou privées est tenue de motiver tout refus qu'elle oppose à une demande de communication de documents d'archives.

Article L. 213-6.

Les services publics d'archives qui reçoivent des archives privées à titre de don, de legs, de cession ou de dépôt sont tenus de respecter les stipulations du donateur, de l'auteur du legs, du cédant ou du déposant quant à la conservation et à la communication de ces archives.

Article L. 213-8.

Un décret en Conseil d'Etat détermine les conditions dans lesquelles sont délivrés les expéditions et extraits authentiques de documents d'archives.

Il précise notamment les conditions dans lesquelles donnent lieu à rémunération :

a) L'expédition ou l'extrait authentique des pièces conservées dans les services publics d'archives ;

b) La certification authentique des copies des plans conservés dans ces mêmes services, exécutées à la même échelle que les originaux à la diligence des intéressés ;

c) La certification authentique des photocopies et de toutes reproductions et fixations des documents conservés dans ces mêmes services.

 

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